Mua hàng là gì? Quy trình mua bán sẽ diễn ra như thế nào? Một quy trình rõ ràng khi mua hàng sẽ có những lợi ích nào cho doanh nghiệp? Quy trình khi mua hàng đóng một vai trò rất quan trọng trong các hoạt động sản xuất và định hướng cho sự phát triển của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc thiết lập quy trình bán hàng cũng giúp tối ưu hóa các chi phí khi mua hàng và giúp cho doanh nghiệp đánh giá được đâu là nhà cung cấp phù hợp cho công ty. Vậy thì, sau đây hãy cùng Giải Pháp Web khám phá xem một quy trình mua hàng gồm những gì và lợi ích nó mang lại là gì nhé!
1. Quy trình mua bán hàng hóa là gì?
Quy trình mua bán hay còn được gọi là quy trình đặt mua hàng hay mua bán hàng hóa là một quy trình được thiết lập để mua sắm hàng hóa cho doanh nghiệp nhằm mục đích tối ưu các vấn đề về giá trị của hàng hóa, giúp tiết kiệm một số chi phí không cần thiết và giúp hiệu quả mua hàng đạt mức tối đa. Quy trình gồm các bước thực hiện hoạt động mua hàng theo một quy trình đã được đặt ra trước đó và dựa vào tính chất nghiệp vụ cũng như là quy định của công ty, doanh nghiệp.
Quy trình là một trong những hoạt động của công ty và nếu có một quy trình tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động kinh doanh có hiệu quả, trơn tru và đạt nhiều hiệu suất hơn. Cụ thể quy trình mua hàng của một doanh nghiệp có thực sự tốt hay không là dựa vào nguồn hàng có đảm bảo cho các hoạt động sản xuất kinh doanh hay không và có giúp cho các hoạt động sản xuất có được tiến hành thuận lợi hay không. Từ đó mà việc cung ứng hàng hóa sẽ diễn ra một cách ổn định, liên tục và không bị đứt đoạn.
2. Tại sao phải xây dựng quy trình thu mua hàng hóa rõ ràng?
Một quy trình rõ ràng sẽ là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu các hoạt động mua sắm, còn có thể tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu suất và có thể giảm thiểu rủi ro. Doanh nghiệp có thể xây dựng một chu trình mua hàng rõ ràng vì:
- Tránh lãng phí các chi tiêu ngoài ngân sách hoặc các mối liên kết giữa nhân viên với nhà cung cấp hàng hóa và quản lý các mối quan hệ với nhà cung cấp hiệu quả hơn.
- Tạo lập được một quy trình mua bán hàng hóa hiệu quả, có thể áp dụng cho cả việc mua những nguyên liệu cần thiết để phục vụ việc sản xuất và mua các trang thiết bị, cơ sở hạ tầng cho quy trình sản xuất.
- Giúp doanh nghiệp quản lý hệ thống của nhà cung cấp và lựa chọn ra nhà cung cấp có khả năng cung ứng được hàng hóa chất lượng cao nhưng giá cả lại phải chăng.
- Cung cấp cho doanh nghiệp một lộ trình đánh giá về nhà cung cấp cũng như là hoạt động mua sắm của công ty.
- Quy trình mua hàng thiết lập được một mô hình quản lý nhà cung cấp mà doanh nghiệp có thể áp dụng cho toàn bộ các bộ phận, phòng ban hay những bộ phận riêng biệt.
- Có thể tạo lập được một quy luật chung về hàng hóa và nguyên vật liệu mua vào để không làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hay dịch vụ mà công ty, doanh nghiệp cung cấp.
- Quy trình giúp nâng cao hiệu quả các hoạt động mua bán hàng hóa, các hoạt động mua sắm trở nên trật tự, logic hơn, hạn chế những sai sót và thất thoát. Thêm vào đó, thì việc phân công trách nhiệm cho từng bộ phận sẽ giúp thúc đẩy tiến độ mua hàng và thời gian được đảm bảo đúng hạn.
- Giúp tối ưu hóa giá trị của hàng hóa, tiết kiệm chi phí mua hàng và cũng giúp doanh nghiệp xác định rõ nhu cầu mua sắm. Từ đó mà việc lựa chọn nhà cung cấp sẽ cạnh tranh và hàng hóa được đảm bảo chất lượng hơn.
- Quy trình có quy định rõ về tiêu chuẩn chất lượng của sản phẩm và dịch vụ giúp cho doanh nghiệp có thể lựa chọn được một hoặc nhiều nhà cung cấp uy tín và chất lượng hàng hóa được đảm bảo.
- Quy trình còn có thể tăng cường tính minh bạch, rõ ràng trong các hoạt động mua sắm hàng hóa, tránh những trường hợp hối lộ và tham ô.
- Quy trình mua hàng giúp cho doanh nghiệp xác định và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động mua sắm hàng hóa, từ đây mà doanh nghiệp có thể đề phòng và đưa ra những biện pháp phòng ngừa một cách hiệu quả.
- Tối ưu hóa và hợp lý hóa các quy trình mua sắm hàng hóa và những thủ tục có liên quan.
3. Đặc điểm của quy trình này là gì?
Khi công ty hoặc doanh nghiệp áp dụng quy trình đặt hàng thì sẽ có những ưu và nhược điểm nhất định, sau đây sẽ là một số ưu điểm và nhược điểm của quy trình này:
- Đơn giản hóa các bước thực hiện mua bán hàng hóa phức tạp.
- Tăng năng suất và quy mô sản xuất cho doanh nghiệp một cách dễ dàng.
- Dễ dàng tổ chức và gắn kết thành một dây chuyền hoạt động hoặc thành một dây chuyền sản xuất.
- Khả năng cải tiến vượt trội, có thể tăng năng suất và chất lượng mua hàng.
- Quy trình có thể phổ thông hóa các yêu cầu chuyên môn khi tuyển dụng nhân sự hoặc lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa.
- Các khâu kiểm tra, giám sát và đánh giá hoạt động mua hàng diễn ra một cách suôn sẻ, dễ dàng hơn.
- Dễ ứng phó khi gặp vấn đề khủng hoảng nhân sự khi đã có có quy trình thực hiện cụ thể và việc đào tạo cho nhân viên mới sẽ không gặp quá nhiều khó khăn.
- Quy trình mua hàng có khả năng bảo mật tốt vì mỗi nhân viên đều có thể thực hiện một vài bước trong quy trình.
- Có những rắc rối, rườm rà về một số thủ tục hành chính khi bắt buộc phải làm theo quy trình và không được phép đi tắt đón đầu.
- Gặp vấn đề về việc bị giới hạn sự sáng tạo, trí tưởng tượng khi phải làm việc theo một quy trình được sắp đặt sẵn.
- Dễ gặp vấn đề tắc nghẽn, đổ vỡ nếu trong khi thực hiện quy trình có một bước không được chậm trễ hoặc không được thực hiện thì sẽ dẫn đến các bước tiếp theo bị chậm trễ hoặc không được thực hiện theo.
- Thể hiện được sự chuyên nghiệp của công ty, doanh nghiệp khi thực hiện theo quy trình.
4. Lưu đồ quy trình mua hàng 8 bước cho doanh nghiệp
Trong hoạt động kinh doanh, mua hàng là một quy trình quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và năng suất của doanh nghiệp. Một quy trình rõ ràng và hiệu quả sẽ mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích như kiểm soát các chi phí, giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm cũng như dịch vụ, giúp tối ưu các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và xây dựng các mối quan hệ với nhà cung cấp. Quy trình 8 bước mua hàng sẽ giúp phân tích các rủi ro trong quá trình xây dựng sơ đồ quy trình mua hàng:
Bước 1: Lập đề nghị mua hàng
Quy trình sẽ được bắt đầu bằng việc doanh nghiệp xác định rõ nhu cầu mua sắm và nhu cầu này có thể được xác định từ những bộ phận như bộ phận sản xuất, bộ phận kinh doanh và bộ phận marketing. Sau khi đã xác định được nhu cầu mua sắm, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành lập đề nghị mua hàng. Đề nghị mua hàng cần ghi rõ các thông tin về hàng hóa như chủng loại, số lượng, giá cả dự kiến và thời hạn giao hàng. Đề nghị mua hàng cần phải được phê duyệt bởi các cấp có thẩm quyền trước khi được gửi đến cho nhà cung cấp.
Bước 2: Lập đề nghị báo giá
Để có thể lập được đề nghị báo giá trong quy trình mua hàng, thì đầu tiên doanh nghiệp phải tìm kiếm và lựa chọn một nhà cung cấp để cung cấp hàng hóa. Bộ phận mua hàng sẽ chịu trách nhiệm về việc tìm kiếm các nhà cung cấp có tiềm năng và đáp ứng được nhu cầu mua sắm của doanh nghiệp. Việc lựa chọn nhà cung cấp cũng cần phải dựa trên các tiêu chí nhất định như độ uy tín của nhà cung cấp, giá cả và chất lượng của sản phẩm. Doanh nghiệp có thể tham gia các kênh mạng xã hội, hội chợ thương mại để tham khảo thêm thông tin và nghe giới thiệu từ các đối tác đã từng hợp tác trước đó.
Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp vừa ý, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành gửi đề nghị mua hàng và tiếp đến là đề nghị báo giá cho nhà cung cấp. Đề nghị báo giá phải ghi rõ các thông tin về sản phẩm cần mua gồm chủng loại, số lượng, giá dự kiến và thời gian giao hàng. phía nhà cung cấp sẽ căn cứ vào đó mà đưa ra giá bán cho doanh nghiệp.
Bước 3: Theo dõi báo giá của nhà cung cấp
Bộ phận mua hàng sẽ tiếp nhận theo dõi và tiến hành so sánh báo giá của nhà cung cấp để dễ dàng lựa chọn ra nhà cung cấp phù hợp nhất với yêu cầu và ngân sách thu mua của doanh nghiệp. Nhưng bên cạnh đó, cũng cần lưu ý các tiêu chí khi tiến hành so sánh giá báo giữa các nhà cung cấp như: giá cả thu mua hàng hóa, chất lượng của sản phẩm, thời hạn giao hàng nhập kho và chế độ bảo hành hàng hóa của nhà cung cấp.
Bước 4: Phê duyệt báo giá
Sau khi đã lựa chọn xong nhà cung cấp phù với tất cả các yêu cầu mà doanh nghiệp đưa ra trong quy trình mua hàng, thì bộ phận mua hàng sẽ trình báo lên cấp trên có thẩm quyền để phê duyệt đơn báo giá. Việc phê duyệt đơn báo giá cần phải dựa trên các tiêu chí chung của thị trường như giá cả, chất lượng, số lượng, thời gian giao hàng dự kiến và chế độ bảo hành của nhà cung cấp đối với sản phẩm, dịch vụ.
Bước 5: Lập hợp đồng mua hàng
Sau khi đơn báo giá đã được phê duyệt, tiếp theo đó bộ phận mua hàng sẽ tiến hành lập hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp. Trong đó, hợp đồng mua hàng phải có các thông tin về sản phẩm, giá báo, thời gian giao hàng, tổng thanh toán và bảo hành một cách minh bạch và rõ ràng thì sau đó mới được ký kết và đóng dấu để có hiệu lực pháp lý.
Bước 6: Lập đề nghị nhập hàng và đề nghị kiểm hàng
Việc lập đề nghị nhập hàng để nhằm thông báo cho bộ phận phụ trách kho hàng về việc tiếp nhận hàng hóa vào kho và đề nghị kiểm tra hàng với mục đích yêu cầu nhà cung cấp kiểm tra lại chất lượng, số lượng sản phẩm trước khi nhập vào kho hàng cho doanh nghiệp trong quy trình mua hàng. Đề nghị nhập và kiểm hàng cần được lập thành 2 bản riêng biệt, 1 bản sẽ được lưu trữ và bản còn lại sẽ được gửi cho bộ phận kho và nhà cung cấp. Bộ phận mua hàng cần phải theo dõi và giám sát việc thực hiện đề nghị nhập hàng và đề nghị kiểm hàng để đảm bảo khi nhập kho thì số lượng và chất lượng của sản phẩm, đơn hàng được đảm bảo.
Bước 7: Nhập kho hàng hóa
Sau khi đã nhận hàng từ phía nhà cung cấp chuyển đến, bộ phận kho hàng sẽ là bộ phận chịu trách nhiệm về vấn đề kiểm tra số lượng và chất lượng của hàng hóa. Nếu hàng hóa đảm bảo theo đúng hợp đồng thì bộ phận kho hàng sẽ nhập kho và cấp phiếu nhập kho cho bộ phận mua hàng. au đó, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp thông qua bộ phận kế toán theo đúng với các điều khoản có trong hợp đồng mua bán.
Bước 8: Thanh toán và kết thúc quy trình mua bán
Dựa vào hóa đơn mà nhà cung cấp đưa ra trong quy trình mua hàng và các điều khoản có trong hợp đồng, bộ phận phụ trách mua hàng sẽ gửi các thông tin đó về bộ phận kế toán. Nếu hồ sơ được phê duyệt thành công thì bộ phận kế toán sẽ có trách nhiệm về việc thanh toán hóa đơn cho nhà cung cấp. Ngược lại, nếu bộ phận kế toán không phê duyệt hóa đơn mua hàng thì sẽ hoàn trả lại để điều chỉnh hoặc yêu cầu bổ sung thông tin, sau đó sẽ tiến hành xác nhận lại và thanh toán cho nhà cung cấp.
Sau khi đã hoàn thành thanh toán, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ các hồ sơ có liên quan đến hoạt động mua hàng như: đề nghị mua hàng, đề nghị báo giá, hợp đồng, phiếu nhập kho và hóa đơn thanh toán hàng hóa để phục vụ cho công tác quản lý và kiểm tra sau này.
5. Những rủi ro cần lưu ý khi thực hiện mua hàng cho doanh nghiệp
Vì quy trình mua hàng là một chuỗi các hoạt động gồm nhiều bước nối tiếp nhau và được thực hiện vô cùng phức tạp, vậy nên việc gặp một số vấn đề rủi ro trong quá trình thực hiện quy trình mua bán hàng hóa của doanh nghiệp là điều tất nhiên không thể tránh khỏi. Sau đây sẽ là một số rủi ro trong khi thực hiện quy trình mà doanh nghiệp thường gặp phải.
5.1. Sai sót trong quá trình đề nghị mua hàng
Trong thời gian thực hiện bước đầu tiên của quy trình là đề nghị mua hàng, doanh nghiệp có thể sẽ gặp những sai sót có liên quan đến các thông tin về sản phẩm, dịch vụ, yêu cầu kỹ thuật hoặc các chi phí dự trù. Cụ thể là có những mô tả không chính xác về thành phần, phân loại, số lượng… dẫn đến việc mua bán không diễn ra đúng quy trình hoặc tốn thêm thời gian và chi phí.
Bên cạnh đó, thì việc thiếu các thông số kỹ thuật cụ thể cũng có thể dẫn đến vấn đề nhà cung cấp sẽ cung cấp những sản phẩm, dịch vụ không đúng với yêu cầu đề ra của doanh nghiệp. Ngoài ra, việc dự toán chi phí quá thấp sẽ xuất hiện sự thiếu hụt kinh phí trong việc mua hàng và dự toán quá cao sẽ gây ra lãng phí cho doanh nghiệp.
5.2. Gặp rủi ro trong khi lựa chọn nhà cung
Việc lựa chọn phải một nhà cung cấp không uy tín, thiếu năng lực làm việc và dễ bị chi phối bởi các tác nhân bên ngoài không phải là một đối tác tốt, có thể sẽ mang lại rủi ro lớn cho doanh nghiệp. Chẳng hạn như việc nhà cung cấp có thể đáp ứng được hàng hóa đạt chuẩn hay không, giao hàng không đúng thời hạn và nghĩa vụ của nhà cung cấp không được thực hiện đúng theo như hợp đồng. Bên cạnh đó, bộ phận phụ trách có đánh giá không đúng về kỹ năng lực tài chính, kinh nghiệm, năng suất của nhà cung cấp cũng dẫn đến việc doanh nghiệp đưa ra lựa chọn không phù hợp.
Trong một vài trường hợp, quy trình mua hàng từ nhà cung cấp có thể bị tác động bởi các mối quan hệ quen biết, nhận hối lộ mà không quan tâm đến chất lượng sản phẩm hay dịch vụ và giá cả, điều này có thể dẫn đến những hậu quả không ngờ về lâu dài sau này.
5.3. Hàng hóa được giao trước khi phê duyệt
Thanh toán trước sẽ tiềm ẩn nhiều rủi ro cho doanh nghiệp vì đôi khi doanh nghiệp phải thanh toán cho những sản phẩm, dịch vụ không đúng với yêu cầu, có thể là do số lượng, chất lượng và giá cả không hợp lý. Việc đổi trả hàng hóa sau đó cũng sẽ gặp nhiều khó khăn về các thủ tục và chi phí vận chuyển, hơn nữa thanh toán trước đôi khi lại tạo cơ hội cho nhà cung cấp gian lận cả về số lượng và chất lượng, vận chuyển các sản phẩm và dịch vụ không đạt yêu cầu của doanh nghiệp.
5.4. Xảy ra một số vấn đề trong việc nhận và kiểm tra hàng
Các vấn đề có trong khâu nhận và kiểm tra hàng hóa cũng là một thách thức thường thấy của các doanh nghiệp trong quy trình mua hàng từ nhà sản xuất. Cụ thể là việc doanh nghiệp có thể nhận lại những sản phẩm, dịch vụ không đúng với yêu cầu đề ra, có thể là về chủng loại, kích thước, chất lượng và số lượng hay xuất hiện những hàng hóa có dấu hiệu bị hư hỏng, thất thoát trong quá trình vận chuyển. Không những thế, việc kiểm tra hàng hóa không được thực hiện một cách kỹ lưỡng trước khi thanh toán cho nhà cung cấp có thể xuất hiện những sai sót sau khi đã nhận hàng và gặp khó khăn trong việc đổi trả, dẫn đến những thiệt hại không đáng có cho doanh nghiệp.
5.5. Sai sót trong quy trình thanh toán sau khi đã mua hàng thành công
Sai sót trong quy trình thanh toán là một sai sót vô cùng lớn và nghiêm trọng vì những sai sót này có thể dẫn đến các vấn đề phức tạp có quy mô lớn cho doanh nghiệp. Các đơn vị thanh toán có thể trả cho nhà cung cấp một số tiền sai lệch do những sai sót trong việc lập hóa đơn hoặc thanh toán do không đúng thời hạn, điều này dẫn đến việc bị phạt hoặc nặng hơn là có thể bồi thường do vi phạm hợp đồng. Nếu trong trường hợp xấu nhất, thì doanh nghiệp có thể thanh toán cho phía nhà cung cấp không đúng, dẫn đến việc thất thoát kinh phí, bị mất tiền oan.
6. Kết luận
Có thể thấy được rằng, việc xây dựng và áp dụng quy trình mua hàng rõ ràng và hiệu quả là điều cần thiết cho các công ty, doanh nghiệp bất kể quy mô, ngành nghề hay đặc thù trong các hoạt động kinh doanh. Thêm vào đó, quy trình này còn có thể giúp cho doanh nghiệp kiểm soát chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh cũng như là xây dựng các mối quan hệ với nhà cung cấp, nhà đầu tư. Chính vì thế nên việc ứng dụng các công nghệ, tự động hóa trong quy trình là một điều cần thiết để giúp nâng cao hiệu quả, giúp mọi thông tin về sản phẩm minh bạch và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Tìm hiểu 5 đặc điểm tâm lý khách hàng khi mua hàng để tăng doanh thu
