Một hệ thống đắc lực, là giải pháp cho các doanh nghiệp và nhà quản lý giúp theo dõi hàng tồn kho một cách chính xác, tránh thất thoát và đồng bộ dữ liệu giữa các kênh bán hàng với nhau, không một hệ thống nào khác chính là hệ thống quản trị hàng hóa. Hệ thống là giải pháp cho các doanh nghiệp, nhà quản lý này bao gồm những tính năng nào? Những tiêu chí nào cho thấy được việc có nên lựa chọn sử dụng hệ thống hay không? Và đâu là giá trị cốt lõi quản trị hàng hóa của hệ thống quản trị? Nếu bạn đang có những thắc mắc trên và chưa có được câu trả lời như mong muốn, thì đừng lo, bài viết dưới đây sẽ cho bạn câu trả lời chính xác nhất. Hãy cùng khám phá nhé!
1. Hệ thống quản trị hàng hóa là gì?
Hệ thống quản trị hàng hóa hay còn được biết đến là WMS – Warehouse Management System là phần mềm chuyên dụng cho các doanh nghiệp, là giải pháp hỗ trợ quản lý hàng tồn kho, đơn đặt hàng, bán hàng và giao hàng. Có thể đảm bảo được các quy trình quản lý như nhập kho, xuất kho và lưu trữ hàng hóa một cách khoa học và hợp lý, bên cạnh đó thì hệ thống cũng hướng dẫn về các quy trình hoạt động như đặt đơn hàng, nhận hàng tồn kho, tối ưu được việc lựa chọn vận chuyển và quản lý kho hàng. Với khả năng tự động hóa, có thể đảm bảo được sai sót sẽ giảm đến mức tối đa, tiết kiệm thời gian về cả quản lý và vận hành.
Để tối ưu hóa các hoạt động quản trị kho hàng, thì một hệ thống quản lý hàng hóa phải bao gồm 5 thành phần chính đó là: phần mềm quản lý kho hàng, các thiết bị điện tử để cài đặt ứng dụng, máy in, máy quét mã vạch và cuối cùng là đầu mạng không dây để kết nối internet.
2. Tính năng của hệ thống quản trị
Một số tính năng quan trọng của hệ thống có thể đảm bảo quy trình quản lý kho hàng một cách chính xác, giảm thiểu sai sót và những chi phí khác cho doanh nghiệp. Những chức năng chính có thể bao gồm:
2.1. Quản lý tồn kho và luân chuyển hàng hóa
Hệ thống quản trị hàng hóa giúp cho doanh nghiệp kiểm soát mọi hoạt động liên quan đến xuất nhập hàng hóa, luân chuyển hàng hóa trong kho một cách chặt chẽ và hiệu quả hơn. Cụ thể những hoạt động kiểm soát như:
- Quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực tế: Cập nhập chính xác số lượng và trạng thái của hàng hóa trong kho khi có sự biến động trong giao dịch, nhờ đó mà doanh nghiệp có thể trực tiếp theo dõi số lượng mặt hàng trong kho theo ý muốn.
- Theo dõi quy trình xuất và nhập hàng hóa: Đảm bảo các hoạt động xuất và nhập hàng hóa được ghi nhận về các thông tin một cách đầy đủ và chính xác nhất, tránh những thất thoát hay trình trạng nhân viên gian lận.
- Kiểm kho một cách nhanh chóng: Hệ thống tích hợp mã vạch để việc kiểm tra diễn ra nhanh chóng và giảm thiểu được sai sót xảy ra trong quá trình nhập liệu thủ công.
- Cảnh báo hàng tồn kho: Hệ thống sẽ tự động gửi cảnh báo về cơ quan quản lý khi xảy ra tình trạng hàng tồn kho vượt mức số lượng quy định để đưa ra những biện pháp giải quyết kịp thời.
2.2. Báo cáo và phân tích dữ liệu
Tính năng này của hệ thống giúp cho các doanh nghiệp có một cái nhìn toàn diện về hiệu quả hoạt động cũng như đưa ra những quyết định chính xác, từ đó giúp tối ưu hoá các chiến lược kinh doanh và cải thiện hiệu suất của toàn bộ quy trình vận hành.
- Báo cáo hàng tồn kho một cách chi tiết: Hệ thống sẽ tự động cho ra những báo cáo về hàng tồn kho chính xác, giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được tình trạng hàng hóa trong kho. Những mặt hàng nào đã hết hạn và những mặt hàng nào đang được ưa chuộng và bán chạy trên thị trường có trong kho, dựa vào đây để doanh nghiệp có những chính sách, kế hoạch nhập hàng hóa và đẩy hàng tồn kho một cách nhanh chóng và hợp lý.
- Báo cáo doanh thu và hiệu suất bán hàng: Hệ thống quản trị hàng hóa cũng cung cấp cho doanh nghiệp một số dữ liệu doanh thu theo thời gian nếu sản phẩm bán chạy và những yếu tố gây ảnh hưởng đến doanh số của doanh nghiệp.
- Báo cáo tùy chỉnh và dễ sử dụng: Hệ thống có thể đảm bảo được công việc sẽ được tùy chỉnh dễ dàng theo yêu cầu, giúp cho doanh nghiệp có thể theo dõi các thông tin quan trọng và truy xuất nhanh khi cần.
- Phân tích chuỗi cung ứng và hiệu quả khi vận hành: Hệ thống cung cấp các báo cáo về hiệu quả hoạt động của từng chuỗi cung ứng, từng chi nhánh và cho thấy được toàn diện về tình hình kinh doanh cũng như là quy trình hoạt động.
2.3. Tự động hóa và kiểm soát thông tin
Tính năng tự động hóa và kiểm soát có thể giúp đảm bảo được tính tự động và giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản thời gian và công sức, giúp minh bạch trong mọi khâu quản lý và vận hành công việc.
- Quản lý mã vạch bằng Barcode: Công cụ quét mã tự động sẽ ghi nhận thông tin sản phẩm từ lúc nhập kho cho đến khi xuất kho bằng mã vạch, việc này giúp cho tốc độ xử lý nhanh hơn và độ chính xác là tuyệt đối.
- Tự động hóa quy trình xuất và nhập hàng: Hệ thống quản trị hàng hóa sẽ xử lý nhanh các thao tác xác nhận, kiểm tra số lượng đơn hàng và cập nhập hàng tồn kho trên hệ thống sẽ giúp giảm những rủi ro khi thực hiện thao tác thủ công.
- Hỗ trợ quan sát theo thời gian: Hệ thống quản trị sẽ cung cấp các thông tin về tình trạng hàng hóa một cách chính xác, giúp cho doanh nghiệp đưa ra những điều chỉnh kịp thời và theo dõi các hoạt động kinh doanh một các dễ dàng.
2.4. Tích hợp và đồng bộ dữ liệu
Tính năng tích hợp và đồng bộ hóa có thể đảm bảo việc bảo vệ hệ thống liên kết với các kênh bán hàng khác nhau của doanh nghiệp và quản lý trên cùng một hệ thống, tạo nên một nền tảng quản lý thống nhất và hiệu quả.
- Tích hợp hệ thống POS và các kênh bán hàng online: Dữ liệu kho bán hàng tại các cửa hàng hay các kênh bán hàng online như website, các sàn thương mại điện tử, các trang mạng xã hội đều sẽ được đồng bộ hóa ngay lập tức và quản trị tập trung trên một phần mềm, việc này giúp cho việc nhập dữ liệu không bị trùng lặp và gặp sai số khi kiểm kho.
- Tích hợp với các dịch vụ vận chuyển và giao hàng: Hệ thống quản trị kết nối với các đơn vị vận chuyển vô cùng tốt, doanh nghiệp có thể theo dõi chi tiết từng quá trình của đơn hàng từ lúc xuất kho đến lúc giao hàng thành công. Có thể đảm bảo được tính chính xác cao trong quá trình vận chuyển và đối soát về sau.
2.5. Tối ưu hóa không gian và quy trình lưu trữ
Tính năng tối ưu hóa không gian và quy trình lưu trữ của hệ thống quản trị hàng hóa có thể giúp cho doanh nghiệp tận dụng tối đa diện tích của kho hàng, giúp nâng cao hiệu suất vận hành, từ đó mà doanh nghiệp có thể tiết kiệm lưu trữ kho bãi. Hai lợi ích có thể nhận thấy một cách rõ ràng nhất cho tính năng này:
- Quản lý vị trí lưu trữ thông minh, giúp sắp xếp hàng hóa vào những vị trí thích hợp, người bán hàng có thể biết rõ sản phẩm đang lưu trữ tại vị trí nào trong kho bãi.
- Hỗ trợ cho nhiều loại hình lưu trữ khác nhau với thông tin đầy đủ về hạn sử dụng, ngày sản xuất, thành phần. Và tính năng này cũng đặc biệt hữu ích với những doanh nghiệp kinh doanh thực phẩm và các mặt hàng tiêu dùng nhanh.
2.6. Quản lý nhân sự và quản lý kho bãi
Một số tính năng quan trọng khác của hệ thống quản trị đó là quản lý kho bãi và quản lý nhân sự.
- Quản lý kho bãi có thể hỗ trợ cho nhà quản lý sắp xếp kho bãi một cách khoa học và hợp lý, giúp phân chia luồng xe vận chuyển đến và đi. Từ đó, việc quản lý cũng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết và doanh nghiệp cũng có thể cắt giảm đi được những chi phí lưu kho và tối đa hiệu quả giao hàng đến tay người tiêu dùng với hệ thống quản trị hàng hóa.
- Tính năng quản lý nhân sự của hệ thống quản trị cũng có thể hỗ trợ cho nhà quản trị giám sát, kiểm soát được năng suất làm việc của nhân viên. Bảng chỉ số đo lường hiệu suất công việc được tích hợp trong hệ thống còn có thể giúp cho việc đánh giá hiệu suất làm việc của người lao động chính xác hơn.
3. Lợi ích của hệ thống quản trị hàng hóa
Những lợi ích của hệ thống quản trị không thể không kể đến đó là:
- Giảm thiểu chi phí vận hành: Hệ thống giúp hỗ trợ xây dựng sơ đồ phân tầng trong kho hàng, xác định được nơi dùng để chứa hàng hóa và mô phỏng lại sàn kho.
- Nắm bắt được số lượng hàng hóa: Một khi đã tham gia vào thị trường kinh doanh thì mọi doanh nghiệp đều có một tham vọng chung đó là đạt được doanh thu cao và mở rộng thị trường. Nhưng để có thể thực hiện được tham vọng đó thì số lượng hàng hóa mà các doanh nghiệp sản xuất hoặc bán ra phải tăng liên tục, nếu quản lý không tốt sẽ gây nên tình trạng thiếu thốn hoặc bỏ quên hàng tồn kho, từ đó mà gây nên những thiệt hại cho doanh nghiệp.
- Quản lý các hoạt động thanh toán: Hầu hết các hệ thống quản lý đều tích hợp các khả năng thanh toán hoặc có thể liên kết với bên thứ 3 để cung cấp dịch vụ thanh toán cho doanh nghiệp.
- Tăng cường bảo mật: Mọi hệ thống quản trị hàng hóa hiện nay đều có chung một yêu cầu với nhân viên là họ phải sử dụng tài khoản cá nhân khi tham gia giao dịch, vì lẽ đó nên các doanh nghiệp mới có thể hạn chế được rủi ro tiết lộ cơ mật hay bí mật công nghệ, có thể dẫn đến việc bị mất lợi thế trong khi cạnh tranh trên thị trường.
- Quản lý hàng tồn kho: Đây đã không còn là khái niệm gì quá xa lạ với những doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất hàng hóa, tuy nhiên trong quá trình sản xuất thì đa phần các sản phẩm chủ đạo sẽ được sản xuất và giữ lại hàng tồn kho ở mức độ phù hợp. Điều này có thể đáp ứng được một số yêu cầu nhỏ từ khách hàng nhưng để đảm bảo được mức tồn kho hợp lý thì không phải là điều dễ dàng đối với các doanh nghiệp.
- Tăng hiệu quả vận hàng nhờ quy trình tự động hóa: Các thao tác nhập và xuất đơn hàng sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng qua các thao tác tự động như quét mã vạch, giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót khi hàng hóa xuất và nhập kho.
- Tối ưu hóa quy trình xuất nhập kho: Tính năng này cho phép nhà quản trị có thể quản lý các quy trình xuất và nhập kho hiệu quả hơn.
- Sắp xếp hàng hóa một cách hợp lý: Việc phân loại hàng hóa đã không còn là nỗi ám ảnh kinh hoàng của các đơn vị quản lý. Vì đã có hệ thống quản trị hàng hóa sẽ thực hiện điều đó thay cho nhân công thông qua nhiều đơn vị khác nhau. Hàng hóa sẽ được sắp xếp một cách gọn gàng, được phân chia theo từng đặc tính riêng như tên, mức giá, chủng loại và cả phương thức vận tải. Điều này sẽ giúp cho việc tìm kiếm hàng hóa trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn.
- Quản lý nhân sự một cách hiệu quả: Hệ thống có thể hỗ trợ nhà quản lý trong việc tạo và phân chia lịch trình làm việc phù hợp cho từng nhân viên. Nhờ đó mà doanh nghiệp có thể cắt giảm một số bộ phận, chi phí vận hành không hiệu quả.
- Cải thiện quan hệ với nhà cung cấp và khách hàng: Hệ thống quản trị còn có thể giúp cho nhà cung cấp giảm thiểu số lượng thời gian chờ đợi tại bến cảng cùng với thời gian giao hàng đến tay khách hàng, từ đó mà giúp cho quan hệ giữa nhà cung cấp với khách hàng tốt hơn.
- Nâng cao khả năng hiển thị hàng tồn kho: Hệ thống quản trị hàng hóa có thể giúp cho doanh nghiệp, nhà bán hàng đồng bộ dữ liệu kho hàng trên nhiều kênh bán hàng khác nhau và cùng quản lý tập trung trên một nền tảng. Việc này để đảm bảo cập nhập chính xác với số lượng sản phẩm, trạng thái và vị trí trong kho và giúp giảm thiểu tình trạng thiếu hụt hàng hóa bán ra hoặc hàng tồn kho vượt mức quy định.
- Đưa ra quyết định một cách nhanh chóng: Nhờ vào những báo cáo tổng quan dựa trên số liệu thực tế như báo cáo tồn kho, báo cáo sổ kho của phần mềm quản trị kho hàng mà việc quản lý cửa hàng được đưa ra nhanh chóng, điều chỉnh kế hoạch sao cho phù hợp với tình hình thực tế nhất có thể.
- Quản lý hàng hóa bằng mã vạch: Hiện nay, sản phẩm đều có mỗi mã vạch riêng ghi chép về các thông tin như nguồn gốc, xuất xứ, giá cả… Vậy nên, đối với các cửa hàng thì đây là một công cụ không thể thiếu trong việc quản lý. Bên cạnh đó, những mã vạch này trong dây chuyền sản xuất sẽ giúp cho việc thống kê số lượng hàng hóa nhập vào và bán ra trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, không cần tốn quá nhiều thời gian, tiền bạc và nhân lực.
4. Những yếu tố nào nên được chú trọng trong hệ thống quản trị?
Lựa chọn cho doanh nghiệp một hệ thống quản trị hàng hóa phù hợp là yếu tố giúp đảm bảo vận hàng kho ổn định, giúp nâng cao hiệu quả quản lý hàng hóa và một số yếu tố có thể cân nhắc đến đó là:
- Đáp ứng được nhu cầu quản lý đa kênh: Có thể đáp ứng được nhu cầu mua sắm của người tiêu dùng từ cửa hàng đến các trang mạng xã hội bán hàng online, trên sàn thương mại điện tử và tất cả đều được quản lý đồng nhất trên một nền tảng.
- Khả năng tích hợp với các hệ thống hiện đại: Hệ thống có thể đảm bảo được tính năng tích hợp mượt mà với những công cụ như phần mềm kế toán, CRM hay ERP… Từ đó mà doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một khoản chi phí đầu tư, không mất quá nhiều thời gian trong việc chuyển giao công nghệ và chi phí đào tạo nhân viên.
- Tính linh hoạt và mở rộng không giới hạn: Hệ thống quản trị cần phải đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp, có thể hiệu chỉnh và mở rộng quy mô doanh nghiệp mà không gặp hạn chế về vấn đề tính năng hoặc hiệu suất.
- Giao diện thân thiện và hỗ trợ tốt cho người dùng: Nhân viên được phân quyền có thể thao tác một cách dễ dàng với những chức năng được sắp xếp hợp lý, có thể đảm bảo việc khai thác tối đa lợi ích của chức năng.
5. Kết luận
Hệ thống quản trị hàng hóa là giải pháp cho việc quản lý hàng hóa một cách hữu hiệu của các doanh nghiệp trong thời đại hiện đại hóa ngày nay. Lựa chọn một hệ thống quản trị phù hợp không chỉ giúp cho doanh nghiệp nâng cao được hiệu quả vận hành mà nó còn có thể giảm thiểu các chi phí và tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Với những thông tin trên, hy vọng rằng Giải Pháp Web đã đem đến cho bạn những thông tin hữu ích để lựa chọn cho bản thân một giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp nhất nhé!
