Doanh nghiệp được tạo nên bởi bộ máy lãnh đạo và tổ chức các phòng ban, mỗi phòng ban sẽ nắm giữ mỗi vai trò riêng và góp phần cho sự duy trì ổn định của một tổ chức doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh là gì? Phòng kinh doanh gồm những bộ phận nào? Phòng kinh doanh có giá trị như thế nào đối với một doanh nghiệp? Đây đều là các câu hỏi thắc mắc có liên quan đến phòng kinh doanh mà hôm nay Giải Pháp Web sẽ mang đến cho bạn lời giải đáp.
1. Phòng kinh doanh là gì?
Phòng kinh doanh là bộ phận của một công ty, doanh nghiệp chuyên phụ trách việc quản lý và thực hiện các hoạt động có liên quan đến vấn đề tạo ra doanh số bán hàng và lợi nhuận của công ty. Phòng kinh doanh thường sẽ tham gia vào việc xây dựng các chiến lược kinh doanh, chiến lược sản phẩm, chiến lượng marketing, tìm kiếm các cơ hội kinh doanh mới, quản lý các mối quan hệ với khách hàng và đảm bảo sản phẩm, dịch vụ của công ty, doanh nghiệp được người tiêu dùng và thị trường chấp nhận, tiếp nhận một cách tự nhiên và hiệu quả nhất. Đội ngũ của phòng kinh doanh thường sẽ tập hợp lại thành các nhóm như phát triển kinh doanh, bán hàng và chăm sóc khách hàng để thúc đẩy tăng trưởng doanh số và đáp ứng nhu cầu của thị trường. Và đến đây thì vấn đề phòng kinh doanh gồm những bộ phận nào đã không còn quan trọng như vấn đề phòng kinh doanh là gì.
Cơ cấu tổ chức của phòng kinh doanh trong mỗi một doanh nghiệp đều sẽ có những đặc điểm khác nhau, còn tùy thuộc vào cơ cấu, mô hình và quy mô của một doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể đưa ra lựa chọn mô hình kinh doanh cho phòng kinh doanh sao cho phù hợp.
2. Phòng kinh doanh nắm giữ những vai trò như thế nào?
Doanh nghiệp nếu muốn phát triển bền vững và nhanh chóng thì trước tiên đội ngũ nhân viên nói chung và phòng kinh doanh nói riêng phải được thiết kế cơ cấu hợp lý. Xây dựng được một phòng kinh doanh khoa học và hợp lý thì doanh nghiệp đã có cho mình một nền móng vững chắc cho mọi hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Cụ thể những vai trò mà phòng kinh doanh doanh nắm giữ đó là:
- Thúc đẩy doanh số bán hàng và lợi nhuận: Phòng kinh doanh sẽ là bộ phận tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và thực hiện bán hàng, do đó mà bộ phận này đóng một vai trò rất quan trọng trong việc thúc đẩy doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp.
- Tìm kiếm và mở rộng thị trường: Phòng kinh doanh có nhiệm vụ nghiên cứu, mở rộng thị trường mới và tìm kiếm chúng cho doanh nghiệp, việc này có thể bao gồm việc nghiên cứu các thị trường trong và ngoài nước, khám phá các phân khúc trên thị trường mới hoặc tìm kiếm khách hàng trong những khu vực chưa được khai thác, bị bỏ quên.
- Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng: Phòng kinh doanh nắm giữa vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mạng lưới quan hệ với các đối tác, xã hội, khách hàng, nhà cung cấp… Điều này cho phép phòng kinh doanh tìm kiếm những cơ hội hợp tác mới, mở rộng thị trường kinh doanh của doanh nghiệp và tạo dựng được lòng tin của khách hàng đối với doanh nghiệp.
3. Phòng kinh doanh gồm những bộ phần nào?
Phòng kinh doanh thường là phòng tổng hợp các bộ phận khác nhau, mỗi một bộ phận sẽ đảm nhiệm một vai trò và nhiệm vụ cụ thể để đạt được mục tiêu kinh doanh mà tổ chức đã đề ra. Vậy phòng kinh doanh gồm những bộ phận nào? Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé!
- Bộ phận bán hàng: Bộ phận này sẽ bao gồm các nhóm bán hàng, nhân viên kinh doanh và chuyên viên bán hàng. bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm về việc tìm kiếm khách hàng cho doanh nghiệp, đàm phán hợp đồng và có thể đạt được doanh số bán hàng mà doanh nghiệp đưa ra.
- Bộ phận tiếp thị: Đây sẽ là bộ [phận chuyên về việc xây dựng các chiến lược tiếp thị, quảng cáo, nghiên cứu thị trường và phát triển các chiến lượng quảng bá doanh nghiệp cho bộ phận bán hàng, nhằm tăng cường độ nhận diện của doanh nghiệp và thu hút khách hàng.
- Bộ phận chăm sóc khách hàng: Quản lý các mối quan hệ với các khách hàng quen và cũ sau khi thực hiện xong giao dịch, giải quyết vấn đề, cung cấp hỗ trợ và đảm bảo sự hài lòng của họ về sản phẩm, dịch vụ là công việc của bộ phận chăm sóc khách hàng.
- Bộ phận phát triển kinh doanh: Việc tìm kiếm và phát triển các cơ hội mới để mở rộng quy mô doanh nghiệp sẽ do bộ phận này đảm nhiệm, các công việc có thể bao gồm việc tìm kiếm thị trường mới, các đối tác mới, khách hàng mới và các dịch vụ, sản phẩm mới.
- Bộ phận nghiên cứu thị trường: Công việc của bộ phận nghiên cứu thị trường sẽ là các công việc có liên quan đến việc thu thập và phân tích các dữ liệu có trên thị trường để cung cấp thông tin chiến lượng và bộ phận cũng sẽ hỗ trợ trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh.
- Bộ phận quản lý khách hàng: Sử dụng hệ thống CRM hay còn gọi là hệ thống quản lý khách hàng để dễ dàng trong việc quản lý các thông tin về khách hàng hoặc các đối tác hợp tác với doanh nghiệp.
- Bộ phận phân phối và logistics: Bộ phận phân phối và logistics sẽ là bộ phận quản lý quá trình vận chuyển, lưu kho và phân phối các sản phẩm đến tay khách hàng của phòng kinh doanh trong doanh nghiệp.
- Bộ phận kế hoạch kinh doanh: Phát triển và theo dõi các kế hoạch kinh doanh, bao gồm việc lên kế hoạch cho ngân sách và đặt ra các mục tiêu doanh số sẽ do bộ phận này gánh vác.
- Bộ phận đàm phán hợp đồng: Bộ phận chịu trách nhiệm về việc đàm phán và ký kết hợp đồng với khách hàng hoặc đối tác sẽ là bộ phận đàm phát hợp đồng.
Trong các doanh nghiệp, những bộ phận này có thể được sát nhập thành một bộ phận chung hoặc cũng có thể chia nhỏ ra thành nhiều bộ phận nhỏ khác nhau tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp.
4. Chức năng và nhiệm vụ của phòng kinh doanh
4.1. Chức năng của phòng kinh doanh
- Phòng kinh doanh bao gồm những bộ phận nào? Phòng kinh doanh bao gồm nhân viên kinh doanh, quản lý, đội ngũ phát triển sản phẩm và support, là một phòng ban nắm giữ tất cả các nhiệm vụ thực hiện hoạt động mua bán sản phẩm, dịch vụ, tư vấn khách hàng, xây dựng và duy trình mối quan hệ với họ. Cụ thể thì phòng kinh doanh có những chức năng riêng như:
- Chức năng tham mưu: Tham mưu cho ban giám đốc về các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu và xu hướng của khách hàng, đề xuất các chiến lượng kinh doanh và bán hàng hiệu quả. Đồng thời xây dựng và triển khai các chiến dịch truyền thông, chiến dịch marketing, quảng cáo, theo dõi và đánh giá hiệu quả các hoạt động.
- Xây dựng và phát triển nguồn khách hàng: Để đẩy mạnh sự phát triển của doanh nghiệp thì phòng kinh doanh cần phải tập trung vào việc tìm kiếm nguồn khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp, đồng thời cũng duy trì và nâng cao các mối quan hệ với khách hàng, đối tác, nhà đầu tư hiện đang hợp tác và làm việc. Từ đó mà doanh nghiệp có thể dễ dàng đạt được sự vững chắc và cơ hội mở rộng quy mô hiệu quả hơn.
- Chức năng hướng dẫn: Chức năng hướng dẫn và chỉ dẫn của phòng kinh doanh góp phần đảm bảo cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được thực hiện một cách hiệu quả nhất, đáp ứng được các mục tiêu trong doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp.
- Thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm: Chức năng này đòi hỏi phòng kinh doanh phải có tham mưu cho Ban giám đốc các vấn đề liên quan đến tiêu thụ sản phẩm và hàng hóa. Việc này có thể bao gồm cả việc huy động nguồn vốn, thanh toán quốc tế, tư vấn tài chính và liên doanh…
- Chức năng theo dõi, kiểm soát và báo cáo: Phòng kinh doanh phải có nhiệm vụ theo dõi quá trình bán hàng và ghi nhận các thông tin về doanh số, số lượng sản phẩm đã bán, khách hàng và các chỉ số kinh doanh khác. Bên cạnh đó, cũng cần chuẩn bị báo cáo về hoạt động kinh doanh để cung cấp thông tin cho cấp quản lý và các bộ phận có liên quan khác. Báo cáo thường sẽ bao gồm các chỉ số kinh doanh, doanh thu, lợi nhuận, phân tích thị trường và đánh giá mức độ hiệu quả của chiến lược marketing.
Ngoài ra, phòng kinh doanh cũng phối hợp với các phòng ban khác để cùng lên kế hoạch và tiến hành các chiến dịch tiếp thị nhằm năng cao doanh thu bán hàng và nâng cao độ nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp. Để có thể thực hiện hoàn tất thì ban lãnh đạo cần xây dựng một phòng kinh doanh rõ ràng, minh bạch và đặc biệt phải phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp.
4.2. Nhiệm vụ của phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh gồm những bộ phận nào đã được Giải Pháp Web giải đáp cho bạn ở phía trên, vậy thì nhiệm vụ của phòng kinh doanh là gì? Hãy cùng tìm hiểu dưới đây nhé!
- Nhiệm vụ tổng quát: Tiến hành nghiên cứu, phát triển, xây dựng kế hoạch và mở rộng thị trường để tiếp cận và thu hút khách hàng mục tiêu về với doanh nghiệp. Giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch và chiến lược kinh doanh của các bộ phận khác để đảm bảo các quy trình đúng tiến độ. Đề xuất các chiến dịch marketing và giải pháp giúp năng cao thị trường, nâng cao hiệu quả hoạt động theo từng giai đoạn cụ thể. Chịu trách nhiệm về tất cả các hoạt động phát triển kinh doanh của doanh nghiệp đề ra dựa theo quyền hạn và nhiệm vụ được giao.
- Nhiệm vụ trong các hoạt động quan hệ với khách hàng: Nghiên cứu, thiết lập các chính sách bán hàng và thiết lập theo từng nhóm đối tượng khách hàng, sau đó gửi về cho Ban lãnh đạo để tiến hành phê duyệt. Xác định mục tiêu xây dựng và tiến hành lên kế hoạch bán hàng theo từng giai đoạn, kèm với đó là kết nối và phát triển cũng như là duy trì mạng lưới khách hàng cho doanh nghiệp. Thiết lập quan hệ với đối tác để nhằm phát triển chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp khi doanh nghiệp kêu gọi đầu tư, liên doanh với họ.
- Tư vấn tài chính: Phòng kinh doanh sẽ có nhiệm vụ tư vấn tài chính cho cấp lãnh đạo của doanh nghiệp, có thể gồm vấn đề cấu trúc tài chính, chi phí, dòng tiền, quản trị và công nghệ thông tin của phòng kinh doanh cũng như là doanh nghiệp.
- Phát triển sản phẩm: Thu thập, nghiên cứu và phân tích các thông tin có trên thị trường, xác nhận về nhu cầu và định hướng phát triển sản phẩm. Đề xuất các ý tưởng về phát triển sản phẩm hoặc cải thiện chúng một cách có hiệu quả và tham gia vào việc xây dựng kế hoạch phát triển chúng, bao gồm các nội dung như: mục tiêu, thời gian thực hiện và nguồn lực… Phối hợp với các phòng ban liên quan để thử nghiệm và tiến hành đánh giá sản phẩm trước khi chúng được đưa ra thị trường.
5. Sơ đồ tổ chức của phòng kinh doanh giúp tăng hiệu suất
Theo Harvard Business Review, có 50 % số phòng ban kinh doanh xuất sắc đều có một quy trình kinh doanh được lập thành văn bản một cách rõ ràng, hơn 22% các tốt chức có mô hình tổ chức phòng kinh doanh kém hiệu quả. Một mô hình kinh doanh rõ ràng và hiệu quả là nền tảng cho sự phát triển về lâu dài của doanh nghiệp. Dưới đây là 3 mô hình tổ chức phòng kinh doanh chắc chắn sẽ đem lại hiệu suất cao mà các doanh nghiệp nên áp dụng.
5.1. Sơ đồ tổ chức theo mô hình dây chuyền
Mô hình tổ chức phòng kinh doanh dạng dây chuyền chính là yếu tố góp phần vào sự thúc đẩy cuộc cách mạng công nghiệp và xây dựng nên một dây chuyền chuyên về lắp ráp di động nổi tiếng của hãng ô tô nổi tiếng Ford. Đây được coi là mô hình giúp đạt hiệu quả tối đa dựa theo việc chuyên môn hóa lực lượng lao động của doanh nghiệp và sắp xếp theo quy trình sản xuất.
Sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh theo dạng dây chuyền có thể được áp dụng cho đội ngũ bán hàng với nguyên liệu thô sơ chính là những khách hàng tiềm năng mà công ty đang tìm kiếm, họ sẽ được chăm sóc kỹ càng và bị sàng lọc trong chu kỳ bán hàng. mô hình dây chuyền cho phép chia nhỏ các lực lượng bán hàng theo chức năng thành 4 nhóm nhỏ khác nhau là Lead Generation team, Sales Development, Account Executives và Customer Success.
Sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh dạng dây chuyền sẽ thúc đẩy nhóm bán hàng chuyên môn hóa các chức năng và các vai trò khác nhau của phòng. Mỗi bước đi của chu trình bán hàng đều có một nhóm chuyên trách theo sau. Khi khách hàng đi đến các giai đoạn từ khách hàng tiềm năng đến cơ hội đủ kiều kiện và thành khách hàng mới, thì họ sẽ được chuyển đến nhóm tiếp theo. Vì mỗi nhóm đều có một chức năng riêng biệt, vậy nên bạn có thể tiến hành giới hạn trách nhiệm cho mỗi nhóm phụ trách các KPI bán hàng khác nhau phù hợp cho từng nhóm đối tượng. Thông qua việc nâng cao trình độ chuyên môn của nhóm bạn hàng, việc theo dõi sẽ được diễn ra sát sao và nhanh chóng phát hiện ra những khó khăn đang gây cản trở dễ dàng hơn.
Ưu điểm của mô hình này chính là khả năng dự đoán chính xác mức độ cao và dễ đo lường trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, cũng giúp cho việc truy vết các vấn đề và giải quyết chúng một cách triệt để. Cuối cùng, là tạo khả năng chuyên môn cao cho tổ chức bán hàng, từ đó mà việc kinh doanh sẽ thuận lợi hơn. Và nhược điểm của mô hình này cũng không phải là không có, mà chỉ là doanh nghiệp sẽ không đủ nhân lực cho công việc nếu có ít nhân viên bán hàng.cũng có thể gặp những trường hợp không được phân loại rõ ràng cho khách hàng ngay từ trong kho gây ra các tranh cãi. Và việc chuyên môn hóa quá cao cũng sẽ khiến cho nhân viên bán hàng quên đi mục tiêu ban đầu và thay vào đó chỉ là các con số và chỉ số riêng của cá nhân.
Mô hình sẽ phù hợp với các Startup, giúp giảm độ phức tạp của chu kỳ bán hàng, giúp tăng hiệu quả và mở rộng quy mô nhóm, nhưng nó cũng đòi hỏi tính chuyên môn cao khi phát triển kinh doanh. Điểm mạnh của mô hình này là tạo ra và tái tạo lại quy trình chuẩn xác khi tìm kiếm và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng. Nếu có thể phát triển mô hình theo đúng cách thì doanh số của doanh nghiệp tăng một cách nhanh chóng.
5.2. Sơ đồ tổ chức theo mô hình đảo
Đây được coi là mô hình tổ chức phòng kinh doanh truyền thống và ít có tổ chức sử dụng trong khi mỗi nhân viên bán hàng phải bán được càng nhiều sản phẩm, tư vấn dịch vụ càng tốt. Nhân viên sẽ được đào tạo trên một số nền tảng cơ bản khi gia nhập vào công ty, doanh nghiệp, sẽ được cung cấp thông tin sản phẩm, chính sách hoa hồng và được cấp văn phòng làm việc. Và sơ đồ tổ chức này thường được áp dụng cho các công ty hoạt động trong lĩnh vực truyền thông như bất động sản hay các công ty về dịch vụ tài chính.
Trong sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh theo mô hình đảo thì ngoại trừ người quản lý có quyền hạn cao nhất, mỗi thành viên còn lại trong phòng kinh doanh đều sẽ làm việc độc lập và là “ông chủ” của riêng họ. Nghĩa là, các nhân viên sẽ tự chịu trách nhiệm về quy trình bán hàng, tự tìm kiếm khách hàng cho mình, tự lọc điều kiện và chốt giao dịch với khách hàng. điều này giúp thúc đẩy xu hướng tích cực, sự cạnh tranh giữa các nhân viên trong nhóm với nhau để tăng doanh thu và tiết kiệm thời gian training cho nhân viên mới.
Ưu điểm của mô hình đảo đó là ít cần sự giám sát giữa người quản lý và nhân viên kinh doanh trong doanh nghiệp, phù hợp với các quy trình kinh doanh đơn giản chỉ bao gồm một đến hai bước bán hàng là xong. Nhưng mô hình này lại tạo ra một môi trường cạnh tranh khốc liệt giữa các nhân viên với nhau trong công ty, doanh nghiệp. Công ty nám trong tay không quá nhiều quyền kiểm soát thương hiệu đối với các sản phẩm, dịch vụ mà mỗi nhân viên kinh doanh đều có các cách bán hàng khác nhau.
Đây thường không phải là lựa chọn tối ưu cho các Startups bởi tính cạnh tranh quá cao. Quy trình càng ít phức tạp và giao dịch mang tính chất tốt vô cùng cao. Mô hình sẽ phù hợp hơn với những doanh nghiệp hoạt động trong thị trường có sẵn mức độ cạnh tranh cao.
5.3. Sơ đồ tổ chức theo mô hình nhóm
Đới với sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh theo mô hình nhóm thì phòng kinh doanh sẽ được chia thành các nhóm đa chức năng, đảm nhận toàn bộ nguồn bán hàng với các thành viên có những vai trò khác nhau trong cùng một nhóm với trung tâm sẽ là khách hàng. có thành công hay không, sẽ được đo lường bằng các mục tiêu nhóm, mỗi thành viên đều có những cái nhìn toàn diện khác nhau về toàn bộ công ty, đây sẽ là một lợi thế cho nhóm. Mối liên kết giữa các nhóm với nhau cũng sẽ hiệu quả và có ý nghĩa hơn so với việc liên kết giữa các thành viên đơn lẻ với nhau.
Các nhóm làm việc chặt chẽ với nhau, họ không chỉ quan tâm đến tiến độ riêng trong quy trình mà họ còn quan tâm đến toàn bộ hành trình của khách hàng. Mô hình có thể tạo ra sự đồng cảm, cảm thông và thấu hiện nhiều hơn trong nội bộ nhóm và giao tiếp tốt hơn phòng ban giữa các thành viên với nhau và cùng với đó là cải thiện được sự linh hoạt và nhanh nhẹn của họ trong công việc. Tuy nhiên, cá nhân sẽ ít đi những cơ hội để cạnh tranh, thúc đẩy lẫn nhau nhằm phát triển bản thân, vượt trội hơn và cũng dễ gây ra những xích mích giữa các thành viên trong cùng một nhóm với nhau.
Mô hình này sẽ đặc biệt phù hợp với các Startup đã thành công, đang cần sự tối ưu của các nguồn lực hiện đang có trong tay để khai thác thị trường và một số ngành nghề mới.
6. Kết luận
Phòng kinh doanh chính là trái tim đích thực của một doanh nghiệp, vì thế nên việc xây dựng một quy trình làm việc hiệu suất cao là điều không thể thiếu. Tuy nhiên, ở một mức độ nào đó thì các doanh nghiệp nhỏ chưa thực sự làm tốt được việc này dẫn đến việc kinh doanh của các bộ phận trong phòng kinh doanh bị ảnh hưởng. Đây là lý do mà bạn cần phải biết phòng kinh doanh gồm những bộ phận nào để có thể thực hiện một cách đúng đắn và hiệu quả nhất để phát triển và mở rộng quy mô cho doanh nghiệp.
>>> Xem thêm:
