Bạn đang tìm một quy trình tư vấn khách hàng cụ thể để chốt đơn và tăng doanh số? Trong bài viết này, Giải Pháp Web sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng quy trình tư vấn giúp các dự án diễn ra suôn sẻ, thành công, không stress và mang lại kết quả tốt nhất cho khách hàng.
Nếu quy trình sale hiện tại của bạn đang gặp vấn đề, bạn sẽ học được cách tư vấn một dự án bài bản và tự tin chốt đơn hơn qua bài viết dưới đây, cùng tìm hiểu nhé!
3 Lợi ích khi có quy trình tư vấn khách hàng rõ ràng
Thứ nhất, quy trình tư vấn khách hàng với 4 bước trong bài viết này sẽ giúp việc tư vấn của bạn trở nên dễ dàng hơn.
Tại sao lại như vậy? Vì quy trình này được thiết kế để giúp bạn:
- Tổ chức các dự án một cách hệ thống và khoa học.
- Lên danh sách các nhiệm vụ cần thực hiện, đảm bảo không bỏ sót công việc.
- Xác định rõ ràng trách nhiệm của từng người trong nhóm.
- Ủy thác hiệu quả các phần công việc cho đồng nghiệp hoặc nhân viên.
Với một quy trình tư vấn hoàn chỉnh, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan và chi tiết hơn trong suốt quá trình làm việc. Bạn sẽ biết chính xác mình cần làm gì, khi nào và bằng cách nào. Mỗi dự án sẽ được tiến hành theo một lộ trình logic, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
Thứ hai, khi bạn liên tục phát triển và vận hành quy trình tư vấn khách hàng của mình, bạn sẽ khám phá ra nhiều cách tư vấn khách hàng hiệu quả, giúp mở rộng quy mô kinh doanh của doanh nghiệp.
Ví dụ: Thay vì phải tùy chỉnh dịch vụ tư vấn cho từng khách hàng, bạn có thể tạo ra một quy trình sale chuẩn chỉnh, mang lại kết quả mong muốn cho khách hàng một cách nhất quán và đáng tin cậy. Sử dụng quy trình tư vấn từng bước giúp bạn điều hành doanh nghiệp hiệu quả và tăng lợi nhuận hơn.
Thứ ba, khách hàng luôn thích hợp tác với doanh nghiệp có một quy trình làm việc rõ ràng, đây là cách để xây dựng niềm tin với khách hàng và đối tác. Họ muốn chắc chắn rằng bạn không làm việc một cách ngẫu hứng. Khi biết bạn áp dụng một quy trình đã mang lại nhiều kết quả tốt, họ sẽ cảm thấy an tâm hơn khi đầu tư vào dịch vụ của bạn.
Tham khảo:
4 Bước trong quy trình tư vấn khách hàng
Bước 1. Đánh giá tổng quan doanh nghiệp của khách hàng
Bước đầu tiên trong quy trình tư vấn khách hàng là đánh giá.
Trong giai đoạn này, bạn sẽ tìm hiểu và đánh giá tình hình hiện tại của khách hàng.
Mục tiêu của bước này là giúp bạn hiểu rõ:
- Điều gì đang diễn ra trong doanh nghiệp của khách hàng.
- Cơ hội nào bạn có thể khai thác ở khách hàng.
- Vấn đề hoặc thách thức nào khách hàng đang gặp phải.
- Cách bạn có thể cải thiện tình hình cho khách hàng.
Bước đánh giá này giúp bạn làm rõ cách tiến hành quy trình tư vấn tiếp theo.
Kết quả của bước này là bạn sẽ lập ra một bản kế hoạch tổng quát, bao gồm các đề xuất và giải pháp cho vấn đề của khách hàng. Khách hàng sẽ rất thích bước này vì bạn giúp họ hiểu rõ hơn về tình hình hiện tại của công ty và cung cấp những gợi ý để họ có thể cải thiện.
Lưu ý: Hãy đặt những câu hỏi có ý nghĩa để đi sâu vào tình huống của khách hàng. Sử dụng bước này để xác định các vấn đề cốt lõi và cơ hội tiềm năng cho việc bán hàng.
Bạn không nên nói: “Đây sẽ là một dự án trị giá 100.000.000 VNĐ. Chúng ta sẽ bắt đầu ngay và tìm hiểu mọi thứ khi tiến hành.”
Thay vào đó, trong bước này, bạn nói: “Những vấn đề hiện tại trong doanh nghiệp của bạn là…, và đây là các bước tiếp theo.”
Việc đánh giá tình hình của khách hàng giúp bạn dễ dàng chuẩn bị các kế hoạch phù hợp cho doanh nghiệp họ. Từ đó, bạn điều chỉnh phần còn lại của quy trình tư vấn khách hàng dựa trên đánh giá của mình.
Bước này đảm bảo rằng các giai đoạn tiếp theo của quy trình tư vấn khách hàng sẽ hiệu quả và mang lại kết quả tốt hơn.
Bước 2: Lập kế hoạch trong quy trình tư vấn khách hàng
Sau khi hoàn thành bước 1: Đánh giá/ Khám phá, bước tiếp theo trong quy trình tư vấn khách hàng là lập kế hoạch. Có thể bạn đang hỏi “Sự khác biệt giữa bước 1 và bước 2 là gì?”
Sự khác biệt chính là ở bước lập kế hoạch, bạn sẽ tạo ra một kế hoạch chi tiết hơn so với kế hoạch tổng quan ở bước 1. Thay vì chỉ đề xuất những khuyến nghị chung chung, bạn sẽ xây dựng các chiến lược cụ thể và phân chia công việc từng bước một.
Cách thực hiện bước lập kế hoạch
Ở bước lập kế hoạch, chúng ta sẽ đi sâu hơn, cụ thể hóa các lời khuyên trong bước 1 thành các hành động chi tiết. Bạn sẽ nói với khách hàng: “Chúng ta đã hoàn thành đánh giá ban đầu. Dưới đây là những gì chúng ta cần làm để dự án này thành công.”
Ví dụ quy trình sale thực tế
Giả sử bạn đang tư vấn khách hàng trong lĩnh vực marketing cho các công ty kế toán muốn tăng số lượng khách hàng. Trong bước 1, bạn đã đánh giá các tài liệu marketing hiện tại của họ như website, nội dung, quảng cáo trả tiền và mạng xã hội. Bạn đã chỉ ra những điểm cần cải thiện và cơ hội để phát triển.
Trong bước lập kế hoạch, bạn sẽ cung cấp cho khách hàng một kế hoạch chi tiết về cách cải thiện hiệu quả chiến dịch marketing đang có. Kế hoạch có thể bao gồm:
Chiến lược SEO Website – Tối ưu hóa từ khóa để tăng thứ hạng tìm kiếm trên Google.
- Nội dung hấp dẫn: Tạo ra các bài viết blog, video hướng dẫn giúp khách hàng hiểu rõ hơn về dịch vụ của họ.
- Quảng cáo trả tiền: Lên kế hoạch chiến dịch quảng cáo trên Google Ads và Facebook để tiếp cận đối tượng mục tiêu.
- Mạng xã hội: Xây dựng chiến lược nội dung trên các nền tảng như Facebook, LinkedIn để tăng tương tác và nhận diện thương hiệu.
Tham khảo bảng giá thiết kế website chuẩn SEO tại Giải Pháp Web!
Lợi ích của việc Lập kế hoạch chi tiết
- Rõ ràng và cụ thể: Kế hoạch chi tiết giúp bạn và khách hàng hiểu rõ những gì cần làm, khi nào và ai sẽ chịu trách nhiệm.
- Tăng tính hiệu quả: Với một kế hoạch cụ thể, bạn dễ dàng theo dõi tiến độ và điều chỉnh khi cần thiết để đảm bảo dự án luôn đi đúng hướng.
- Nâng cao uy tín: Một kế hoạch chi tiết và chuyên nghiệp thể hiện sự tận tâm và chuyên môn của bạn, từ đó xây dựng niềm tin với khách hàng.
Lập kế hoạch là bước quan trọng trong quy trình tư vấn khách hàng, giúp bạn chuyển từ những kiến nghị tổng quan sang hành động cụ thể. Bằng cách tạo ra một kế hoạch chi tiết, bạn không chỉ nâng cao hiệu quả của dự án mà còn xây dựng được mối quan hệ vững chắc và đáng tin cậy với khách hàng. Hãy đảm bảo rằng kế hoạch của bạn luôn rõ ràng, cụ thể và dễ hiểu để đạt được kết quả tốt nhất cho cả bạn và khách hàng.
Bước 3: Triển khai trong quy trình tư vấn khách hàng
Sau khi hoàn thành bước lập kế hoạch, bước tiếp theo trong quy trình tư vấn khách hàng là triển khai. Giai đoạn này bạn sẽ chuyển từ lý thuyết sang hành động thực tế, thực hiện các chiến lược đã được lập chi tiết trong kế hoạch.
Tiếp tục về ví dụ ở bước 2:
Trong bước 2: Lập kế hoạch, bạn đã xây dựng một kế hoạch chi tiết bao gồm chiến lược SEO, nội dung hấp dẫn, quảng cáo trả tiền và chiến lược mạng xã hội. Bây giờ, trong bước triển khai, bạn sẽ thực hiện các bước sau:
- Điều chỉnh định vị thương hiệu: Thay đổi cách thức thể hiện thương hiệu của khách hàng để thu hút đúng đối tượng mục tiêu.
- Cải thiện SEO: Tối ưu hóa từ khóa trên website của khách hàng để nâng cao thứ hạng tìm kiếm trên Google.
- Thiết kế lại các tài liệu marketing: Cập nhật và thiết kế lại các tài liệu quảng cáo như brochure, flyer, và bài viết blog để tăng tính hấp dẫn và hiệu quả.
Cách thực hiện bước triển khai:
Tùy thuộc vào cấu trúc dịch vụ của bạn, bạn có thể trực tiếp thực hiện các hoạt động triển khai hoặc hướng dẫn, tư vấn cho nhóm chịu trách nhiệm triển khai. Nếu bạn giống như hầu hết các tư vấn viên, bạn sẽ đảm nhận vai trò hướng dẫn và giám sát để đảm bảo các chiến lược được thực hiện đúng cách.
Lợi ích của bước triển khai:
- Chuyển đổi kế hoạch thành hành động: Bước triển khai giúp bạn biến những kế hoạch chi tiết thành các hành động cụ thể, đảm bảo dự án tiến triển theo đúng lộ trình đã đề ra.
- Theo dõi tiến độ: Khi triển khai, bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả của từng chiến lược, từ đó điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết.
- Tạo kết quả thực tế: Việc thực hiện các chiến lược đã được lập kế hoạch sẽ mang lại kết quả cụ thể, giúp khách hàng thấy được sự cải thiện rõ ràng trong hoạt động kinh doanh của họ.
- Xây dựng uy tín: Một quá trình triển khai chuyên nghiệp và hiệu quả sẽ nâng cao uy tín của bạn trong mắt khách hàng, giúp họ tin tưởng hơn vào dịch vụ tư vấn của bạn.
Bước 4: Tối ưu quy trình
Giai đoạn cuối cùng trong quy trình tư vấn khách hàng là tối ưu các bước. Bước này thường bị nhiều tư vấn viên bỏ qua, nhưng lại vô cùng quan trọng để đảm bảo sự thành công bền vững cho dự án và khách hàng của bạn.
Tại sao bước tối ưu quy trình lại quan trọng?
Khi bạn đã triển khai các chiến lược từ bước “lập kế hoạch” và bước “triển khai”, bạn không nên dừng lại ở đó. Luôn có những cách để tinh chỉnh, nâng cao và tối ưu hóa các chiến lược đã thực hiện nhằm đạt được kết quả tốt hơn. Bước tối ưu giúp bạn:
- Đánh giá kết quả thực tế: So sánh những gì bạn đã đạt được với mục tiêu ban đầu để xem chiến lược nào hiệu quả và chiến lược nào cần điều chỉnh.
- Thu thập phản hồi từ khách hàng: Lắng nghe ý kiến và phản hồi từ khách hàng để hiểu rõ hơn về trải nghiệm và mức độ hài lòng của họ.
- Tinh chỉnh chiến lược: Dựa trên đánh giá và phản hồi, bạn sẽ điều chỉnh các chiến lược để cải thiện hiệu quả và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
- Đào tạo và hỗ trợ liên tục: Cung cấp các dịch vụ như huấn luyện, đào tạo thêm hoặc tư vấn tiếp để khách hàng có thể duy trì và nâng cao kết quả đạt được.
Ví dụ quy trình sale thực tế:
Tiếp tục với ví dụ về tư vấn marketing cho các công ty kế toán muốn tăng số lượng khách hàng, sau khi bạn đã triển khai các chiến lược SEO, nội dung hấp dẫn và quảng cáo trả tiền trong bước triển khai, bạn sẽ bước vào bước 4 – Tối ưu chiến dịch bằng cách:
- Đánh giá hiệu quả SEO: Kiểm tra thứ hạng từ khóa trên Google và điều chỉnh chiến lược từ khóa nếu cần để nâng cao vị trí.
- Cập nhật nội dung: Dựa trên phản hồi của khách hàng và dữ liệu thu thập được, bạn có thể thêm các bài viết mới hoặc điều chỉnh nội dung hiện tại để tăng tính hấp dẫn và hiệu quả.
- Tối ưu hóa chiến dịch quảng cáo: Phân tích kết quả từ các chiến dịch quảng cáo trên Google Ads và Facebook để điều chỉnh ngân sách và mục tiêu nhằm đạt được kết quả tốt hơn.
- Đào tạo nhóm mạng xã hội: Cung cấp thêm các khóa đào tạo cho nhóm quản lý mạng xã hội của khách hàng để họ có thể tạo ra nội dung hiệu quả hơn.
Lợi ích của bước tối ưu
- Liên tục cải thiện: Bước tối ưu hóa giúp bạn và khách hàng luôn cập nhật và nâng cao hiệu quả của các chiến lược đã triển khai.
- Tăng cường kết quả: Việc tinh chỉnh các chiến lược giúp bạn đạt được kết quả tốt hơn và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
- Xây dựng mối quan hệ bền vững: Bằng cách liên tục cung cấp giá trị và cải thiện dịch vụ, bạn sẽ xây dựng được mối quan hệ lâu dài và đáng tin cậy với khách hàng.
Hành động thực tế: lập kế hoạch tư vấn sản phẩm cho khách hàng
Chúng ta đã đi qua bốn bước của quy trình tư vấn khách hàng mà bạn sẽ sử dụng để mang lại giá trị cho khách hàng:
- Đánh giá
- Lập kế hoạch
- Triển khai
- Tối ưu kế hoạch
Có những phiên bản khác cho quy trình tư vấn bán hàng, một số tư vấn viên có thể có năm hoặc sáu bước trong quy trình. Nhưng bốn bước này mang lại cho bạn một nền tảng vững chắc để xây dựng quy trình tư vấn khách hàng dành riêng cho mỗi doanh nghiệp.
Bây giờ đến lượt bạn thực hiện hóa hành trình chốt đơn của mình! Sử dụng bốn bước này, hãy lập quy trình tư vấn cho doanh nghiệp của riêng bạn:
- Bạn sẽ đánh giá tình hình của khách hàng như thế nào?
- Kế hoạch của bạn sẽ trông như thế nào để giúp họ đạt được mục tiêu?
- Bạn sẽ triển khai kế hoạch của mình như thế nào?
- Sau khi dự án hoàn thành, bạn có thể tối ưu hóa và liên tục cải thiện kết quả của khách hàng như thế nào?
Khi trả lời được câu hỏi “Tư vấn khách hàng là gì?“, bạn sẽ xây dựng quy trình tư vấn khách hàng vững chắc và tạo ra kết quả tốt hơn cho khách hàng.
Quy trình tư vấn khách hàng là “kim chỉ nam” cho mọi dự án thành công. Nắm vững 4 bước trong quy trình này, bạn sẽ nâng cao hiệu quả công việc, xây dựng niềm tin với khách hàng và đạt được những kết quả tốt hơn. Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc tư vấn và triển khai dự án, đừng ngần ngại liên hệ với Giải Pháp Web để được tư vấn miễn phí.
